E. prekybos apskaita: ką svarbu žinoti internetiniam verslui?
E. prekybos apskaita dažnai yra sudėtingesnė nei įprastos paslaugų įmonės apskaita. Reikia suderinti pardavimus, mokėjimų platformas, komisinius, grąžinimus, skirtingas valiutas ir kitus duomenis, todėl labai svarbu nuo veiklos pradžios pasirinkti tinkamą apskaitos tvarką.
Elektroninė prekyba suteikia galimybę pasiekti klientus visoje Lietuvoje ir užsienyje, tačiau kartu su augančiais pardavimais didėja ir apskaitos apimtis. Internetinė parduotuvė gali gauti mokėjimus per kelias skirtingas platformas, taikyti nuolaidas, vykdyti prekių grąžinimus, parduoti skirtingomis valiutomis ar mokėti platformų komisinius.
Kad finansiniai duomenys būtų tikslūs, neužtenka apskaityti tik išrašytas sąskaitas. Reikia suderinti visą pardavimo procesą - nuo kliento užsakymo iki faktiškai į įmonės banko sąskaitą pervestos sumos.
Kuo e. prekybos apskaita skiriasi nuo įprastos apskaitos?
Įprastoje nedidelės įmonės apskaitoje dažnai registruojamos pirkimo ir pardavimo sąskaitos bei banko operacijos. E. prekyboje prie šių darbų prisideda papildomi duomenų šaltiniai:
- internetinės parduotuvės užsakymai;
- mokėjimų platformų ataskaitos;
- platformų ir bankų komisiniai;
- klientų grąžinimai;
- daliniai pinigų grąžinimai;
- nuolaidos ir dovanų kuponai;
- skirtingos valiutos;
- mokėjimų sulaikymai;
- kelių pardavimo kanalų duomenys;
- prekių pristatymo ir logistikos išlaidos.
Pavyzdžiui, klientas internetinėje parduotuvėje gali sumokėti 100 Eur, tačiau į įmonės banko sąskaitą gali būti pervesta mažesnė suma, nes mokėjimų platforma išskaičiuoja komisinį mokestį. Apskaitoje turi būti teisingai parodytos ir visos pardavimo pajamos, ir atskirai apskaitytas komisinis mokestis.
Kokias platformas gali naudoti e. prekybos verslas?
Internetinės prekybos įmonės dažnai naudoja vieną arba kelias sistemas:
- „Shopify“;
- „WooCommerce“;
- „Etsy“;
- „Amazon“;
- „Stripe“;
- „PayPal“;
- „Paysera“;
- „Revolut Business“;
- kitas prekybos ar mokėjimų platformas.
Kiekviena sistema pateikia skirtingos struktūros ataskaitas. Vienose ataskaitose matomi pardavimai, kitose - mokėjimai, komisiniai, grąžinimai ar faktiškai pervestos sumos. Dėl to apskaitos duomenis reikia ne tik importuoti, bet ir tarpusavyje suderinti.
Kokius dokumentus reikia pateikti buhalteriui?
Kad e. prekybos apskaita būtų tvarkoma sklandžiai, buhalteriui reikėtų reguliariai pateikti:
- internetinės parduotuvės pardavimų ataskaitas;
- išrašytas pardavimo sąskaitas;
- pirkimo ir tiekėjų sąskaitas;
- banko išrašus;
- mokėjimų platformų išrašus;
- platformų komisinių ataskaitas;
- prekių grąžinimų duomenis;
- klientams grąžintų pinigų informaciją;
- valiutų konvertavimo operacijas;
- pristatymo ir logistikos dokumentus;
- informaciją apie pardavimus užsienio klientams;
- kitus apskaitai reikalingus duomenis.
Dokumentai turėtų būti pateikiami nuosekliai ir sutartu formatu. Kuo aiškiau atskirti pardavimai, grąžinimai, komisiniai ir mokėjimai, tuo lengviau patikrinti, ar visos sumos apskaitytos teisingai.
Kodėl svarbu suderinti pardavimus su mokėjimais?
Internetinės parduotuvės pardavimų suma dažnai nesutampa su banko sąskaitoje gauta suma.
Skirtumai gali atsirasti dėl:
- mokėjimo paslaugų komisinių;
- platformos mokesčių;
- pinigų grąžinimų klientams;
- dalinių grąžinimų;
- valiutos keitimo;
- išmokų sulaikymo;
- kelių užsakymų sujungimo į vieną mokėjimą;
- vieno užsakymo išmokėjimo dalimis.
Todėl būtina sutikrinti bent tris duomenų grupes:
- internetinės parduotuvės pardavimus;
- mokėjimų platformos operacijas;
- banko sąskaitoje gautas sumas.
Jeigu šie duomenys nėra suderinami, apskaitoje gali likti nepaaiškintų skirtumų, neteisingai apskaičiuotų pajamų arba neapskaitytų komisinių.
Kaip apskaitomi prekių grąžinimai?
E. prekyboje klientų grąžinimai yra įprasta veiklos dalis. Tačiau apskaitoje svarbu aiškiai užfiksuoti:
- kuris užsakymas buvo grąžintas;
- ar grąžinta visa, ar tik dalis sumos;
- kada pinigai buvo pervesti klientui;
- ar platforma grąžino savo komisinį mokestį;
- ar prekė buvo grąžinta į sandėlį;
- ar buvo išrašytas reikalingas apskaitos dokumentas.
Jeigu užsakymas grąžinamas vieną mėnesį, o pinigai klientui pervedami kitą mėnesį, apskaitoje gali atsirasti papildomų suderinimo darbų.
Pardavimai užsienyje ir skirtingos valiutos
E. prekybos verslas gali greitai pradėti pardavinėti ne tik Lietuvoje, bet ir kitose šalyse. Tokiu atveju gali atsirasti:
- pardavimų kitų Europos Sąjungos valstybių klientams;
- pardavimų ne Europos Sąjungos šalyse;
- mokėjimų kita valiuta;
- valiutų keitimo skirtumų;
- importo arba eksporto dokumentų;
- papildomų PVM prievolių;
- OSS ar IOSS apskaitos poreikis;
- „Intrastato“ ataskaitų poreikis.
Tokių operacijų apskaita vertinama individualiai, nes reikalingi darbai priklauso nuo pardavimo šalių, klientų statuso, prekių judėjimo ir įmonės PVM mokėtojo statuso.
Prieš pradedant aktyvius pardavimus užsienyje rekomenduojama iš anksto informuoti buhalterį apie planuojamas prekybos šalis ir naudojamas platformas.
Kiek kainuoja e. prekybos apskaita?
LAJONARA e. prekybos apskaita apmokestinama papildomai prie pasirinkto mėnesinio buhalterinės apskaitos paketo.
E. prekybos starto priedas - 50 Eur per mėnesį
Šis priedas gali būti taikomas pradedančioms e. prekybos įmonėms, kai:
- veiklos apimtis dar nėra didelė;
- naudojamų platformų skaičius ribotas;
- operacijų kiekis neviršija pasirinkto apskaitos paketo limito;
- duomenų suderinimas nėra sudėtingas.
E. prekybos ir platformų apskaita - 100 Eur per mėnesį papildomai
Šis mokestis taikomas aktyvesnei e. prekybai, kai reikia reguliariai derinti internetinės parduotuvės, mokėjimų platformų, banko, komisinių, grąžinimų ir kitus duomenis.
Papildomai gali būti taikomi įkainiai už paketo limitą viršijančias operacijas:
- papildoma pirkimo arba pardavimo sąskaita - 1,50 Eur;
- papildoma banko operacija eurais - 0,50 Eur;
- papildoma banko operacija kita valiuta - 1 Eur.
Jeigu įmonė vykdo importą, eksportą arba turi kitų užsienio operacijų, šių darbų apimtis ir kaina vertinamos papildomai.
Nuo ko priklauso galutinė kaina?
Galutinei e. prekybos apskaitos kainai įtaką daro:
- mėnesio užsakymų skaičius;
- pirkimo ir pardavimo dokumentų kiekis;
- banko operacijų skaičius;
- naudojamų platformų kiekis;
- mokėjimų paslaugų teikėjų skaičius;
- grąžinimų apimtis;
- naudojamos valiutos;
- pardavimai užsienyje;
- PVM mokėtojo statusas;
- importo ir eksporto operacijos;
- sandėlio arba prekių savikainos apskaitos poreikis;
- pateikiamų duomenų tvarkingumas.
Nedidelė internetinė parduotuvė, naudojanti vieną mokėjimo platformą, paprastai pareikalauja mažiau apskaitos darbo nei verslas, prekiaujantis per kelias platformas ir gaunantis mokėjimus keliomis valiutomis.
Kaip pasiruošti sklandžiai e. prekybos apskaitai?
Prieš pradedant veiklą naudinga su buhalteriu aptarti:
- kokią internetinės parduotuvės sistemą naudosite;
- per kokias platformas priimsite mokėjimus;
- kuriose šalyse parduosite;
- ar prekiausite fizinėmis, ar skaitmeninėmis prekėmis;
- kaip išrašysite pardavimo dokumentus;
- kaip bus registruojami grąžinimai;
- kokias mėnesines ataskaitas galima eksportuoti;
- ar reikės sandėlio ir prekių savikainos apskaitos;
- ar numatomos operacijos skirtingomis valiutomis.
Tinkamai parinktos sistemos ir aiški dokumentų pateikimo tvarka padeda sumažinti rankinio darbo, klaidų ir nepaaiškintų apskaitos skirtumų.
Kada reikėtų kreiptis į buhalterį?
Geriausia tai padaryti dar prieš paleidžiant internetinę parduotuvę arba prieš pradedant pardavimus naujoje šalyje.
Išankstinė konsultacija gali padėti tinkamai pasirinkti:
- pardavimo dokumentų išrašymo būdą;
- mokėjimų platformas;
- duomenų perdavimo apskaitai procesą;
- PVM apskaitos tvarką;
- grąžinimų registravimo principus;
- mėnesinių ataskaitų formatus.
Jeigu internetinė parduotuvė jau veikia, apskaitos perėmimą reikėtų pradėti nuo naudojamų sistemų, turimų ataskaitų ir ankstesnių laikotarpių duomenų įvertinimo.
LAJONARA e. prekybos apskaitos paslaugos
LAJONARA padeda mažoms ir vidutinėms įmonėms tvarkyti kasdienę buhalterinę apskaitą ir suderinti e. prekybos veiklos duomenis.
Susisiekite su mumis ir pateikite pagrindinę informaciją:
- kokią pardavimo platformą naudojate;
- per kur priimate mokėjimus;
- kiek vidutiniškai turite užsakymų per mėnesį;
- ar prekiaujate užsienyje;
- ar įmonė yra PVM mokėtoja;
- ar vykdote importą arba eksportą.
Įvertinsime jūsų veiklos apimtį ir pasiūlysime tinkamiausią apskaitos paketą bei e. prekybos apskaitos sprendimą.
MB „Lajonara“
Laisvės g. 32, Mažeikiai
Tel. +370 620 71477
El. paštas: info@lajonara.lt