Tvarkinga buhalterinė apskaita prasideda nuo laiku ir tinkamai pateiktų dokumentų. Net ir nedidelėje įmonėje per mėnesį susikaupia pirkimo ir pardavimo sąskaitų, banko operacijų, sutarčių bei kitų apskaitai svarbių duomenų.
Kai dokumentai buhalteriui pateikiami reguliariai, galima greičiau parengti deklaracijas, suderinti apskaitos likučius ir pastebėti trūkstamą informaciją.
Pirkimo sąskaitos
Buhalteriui turi būti pateikiamos visos įmonės vardu gautos sąskaitos už prekes ir paslaugas.
Tai gali būti:
- prekių ir žaliavų pirkimo sąskaitos;
- nuomos, ryšio ir komunalinių paslaugų sąskaitos;
- reklamos, programinės įrangos ir kitų paslaugų sąskaitos;
- užsienio tiekėjų sąskaitos;
- kreditinės sąskaitos ir sąskaitų tikslinimai.
Svarbu pateikti ne tik apmokėtas, bet ir dar neapmokėtas sąskaitas.
Pardavimo sąskaitos
Reikia perduoti visas per mėnesį išrašytas pardavimo sąskaitas, kreditines sąskaitas ir informaciją apie atšauktus ar patikslintus dokumentus.
Jeigu sąskaitos išrašomos naudojantis apskaitos, prekybos ar elektroninės parduotuvės sistema, buhalteriui gali būti reikalingas ir sistemos sugeneruotas pardavimų registras.
Banko sąskaitų išrašai
Buhalteriui reikalingi visų įmonės banko sąskaitų išrašai.
Banko išrašuose matomi:
- klientų mokėjimai;
- atsiskaitymai tiekėjams;
- banko mokesčiai;
- paskolų ir lizingo įmokos;
- kortele atlikti pirkimai;
- pinigų pervedimai tarp įmonės sąskaitų;
- valiutų keitimo operacijos.
Jeigu įmonė naudojasi „PayPal“, „Stripe“, „Paysera“, „Revolut Business“ ar kitomis mokėjimo platformomis, turi būti pateikiamos ir jų operacijų bei komisinių ataskaitos.
Kasos ir grynųjų pinigų dokumentai
Jeigu įmonėje naudojami grynieji pinigai, pateikiami kasos pajamų ir išlaidų dokumentai, kasos knygos duomenys bei kiti grynųjų pinigų operacijas pagrindžiantys dokumentai.
Svarbu, kad faktinis grynųjų pinigų likutis sutaptų su apskaitos duomenimis.
Avansinės apyskaitos ir įmonės kortele atlikti pirkimai
Kai darbuotojas, vadovas ar įmonės narys atsiskaito savo lėšomis arba įmonės kortele, turi būti pateikti pirkimą pagrindžiantys dokumentai.
Vien banko operacijos neužtenka. Buhalteriui taip pat reikalinga sąskaita, kvitas ar kitas dokumentas, paaiškinantis, ką įmonė įsigijo ir kokiu tikslu.
Darbuotojų ir darbo užmokesčio informacija
Jeigu įmonė turi darbuotojų, buhalteriui reikia laiku pranešti apie:
- naujų darbuotojų priėmimą;
- darbuotojų atleidimą;
- darbo užmokesčio ar darbo laiko pakeitimus;
- atostogas ir nedarbingumą;
- priedus, premijas ir išskaitas;
- komandiruotes;
- kitus su darbo santykiais susijusius pasikeitimus.
Kai kuriems darbdavio pranešimams taikomi konkretūs pateikimo terminai, todėl apie darbuotojų pokyčius svarbu informuoti ne mėnesio pabaigoje, o iš karto.
Sutartys, paskolos ir ilgalaikis turtas
Buhalteriui taip pat reikia pateikti naujas arba pakeistas:
- klientų ir tiekėjų sutartis;
- nuomos sutartis;
- paskolų ir lizingo sutartis;
- ilgalaikio turto įsigijimo dokumentus;
- automobilio įsigijimo, nuomos ir naudojimo dokumentus;
- draudimo sutartis;
- kitus įmonės finansiniams įsipareigojimams svarbius dokumentus.
Šie dokumentai gali turėti įtakos tam, kaip operacijos registruojamos apskaitoje ir paskirstomos skirtingiems laikotarpiams.
Veiklos pasikeitimai
Buhalterį reikėtų informuoti ir tada, kai:
- įmonė pradeda naują veiklą;
- registruojasi PVM mokėtoja;
- pradeda elektroninę prekybą;
- vykdo importą arba eksportą;
- pradeda atsiskaityti užsienio valiuta;
- įsigyja automobilį ar kitą ilgalaikį turtą;
- ima paskolą;
- keičiasi įmonės vadovas, adresas ar kontaktiniai duomenys.
Tokie pasikeitimai gali paveikti deklaracijas, ataskaitas ir apskaitos darbų apimtį.
Kada pateikti dokumentus?
MB „Lajonara“ klientai dokumentus už praėjusį mėnesį pateikia iki kito mėnesio 10 dienos. Tai yra paslaugų teikimo ir darbų planavimo terminas, o ne bendras visoms Lietuvos įmonėms nustatytas įstatyminis dokumentų pateikimo terminas.
Dokumentus pateikus pavėluotai arba dalimis, gali prireikti papildomo tikslinimo, o darbų atlikimo laikas gali pailgėti.
Kaip dokumentus pateikti tvarkingai?
Rekomenduojame kiekvienam mėnesiui sukurti atskirą aplanką ir dokumentus suskirstyti pagal jų rūšį:
- pirkimo sąskaitos;
- pardavimo sąskaitos;
- banko išrašai;
- kasos dokumentai;
- darbo užmokesčio informacija;
- sutartys ir kiti dokumentai.
Failų pavadinimuose naudinga nurodyti dokumento datą, tiekėją arba klientą ir sąskaitos numerį.
Prie neaiškių mokėjimų verta iš karto pridėti trumpą paaiškinimą. Tai padeda išvengti papildomo susirašinėjimo ir leidžia apskaitą sutvarkyti greičiau.
Tvarkingi dokumentai - sklandesnė apskaita
Buhalteris gali tinkamai atlikti savo darbą tik gavęs visus apskaitai reikalingus dokumentus ir paaiškinimus. Todėl geriausia dokumentus kaupti nuolat, o ne pradėti jų ieškoti tik pasibaigus mėnesiui.
Ieškote buhalterio naujai įsteigtai įmonei arba svarstote perduoti jau veikiančio verslo apskaitą?
Susisiekite su MB „Lajonara“ - aptarsime jūsų veiklos pobūdį, apskaitos apimtį ir pasiūlysime tinkamiausią paslaugų paketą.
MB „Lajonara“
Laisvės g. 32, Mažeikiai
Tel. +370 620 71477
El. paštas: info@lajonara.lt